Panduan BA Potong Sales Varian
Pastikan pada saat mengajukan BA Potong Sales Varian, AS/AM wajib memahami ketentuan dan melengkapi berkas-berkas yang diperlukan !
Periode pengajuan BA Potong Sales Varian sampai pada tahap ST ke Finance maksimal adalah 1 bulan dari tanggal varian terjadi. Misal, tanggal terjadinya varian pada 22 Maret 2025 maka maksimal BA harus ST ke Finance (TTD Finance Manager) adalah pada tanggal 21 April 2025.
Disarankan maksimal pengajuan Potong Sales Varian maksimal 2 Minggu sebelum varian tersebut expired.
Alur pengajuan tandatangan Pengajuan BA Potong Sales Varian :
Prosedur di AREA
- Tim toko info ke AS bahwa terjadi varian plus dan ingin mengajukan potong sales varian plus ke Departemen Finance cabang
- AS menginfo ke AM bahwa telah terjadi varian plus dan tim toko melakukan pengajuan potong sales varian
- AS berkunjung ke toko untuk melakukan wawancara, pembinaan karyawan, dan mempersiapkan berkas yang diperlukan
- AS memastikan bahwa seluruh berkas yang memerlukan tandatangan pimpinan shift yang bertanggungjawab dan AS sudah ditandatangani
- AS memastikan bahwa seluruh berkas dan ketentuan sudah lengkap
- AS wajib membawa berkas varian segera untuk diajukan
Prosedur di Cabang
- Berkas pengajuan BA potong sales varian yang dibawa oleh AS segera diberikan ke AM untuk di cek kembali kelengkapan dan kronologinya untuk ditandatangani
- Setelah berkas di cek dan ditandatangani oleh AM, AS/AM segera mengisi form monitoring BA potong sales varian secara online (Link/Barcode sudah dibagikan dan tersedia di meja admin area PIC potong sales varian (Bu Reni)
- AM/AS meminta tandatangan berkas ST/SP ke HRD Manager
- Kemudian, berkas ST/SP diserahkan ke admin HRD untuk serah terima
- AS/AM WAJIB meminta bukti serah terima dari HRD dalam bentuk tanda tangan admin HRD penerima berkas ST/SP
- Setelah tandatangan HRD Manager dan serah terima dengan admin HRD, bukti serah terima tersebut diserahkan ke admin area untuk didata kedalam spreadsheet dan diverifikasi bahwa tidak ada pending ST/SP BA varian plus
- Data verifikasi dari admin area tadi dijadikan lampiran/dasar untuk meminta tandatangan kepada IC Manager yang membuktikan bahwa berkas ST/SP sudah lengkap dan diterima HRD
- Lalu, AM/AS mengajukan tandatangan form BA potong sales varian ke IC Manager dengan catatan tidak ada pending serah terima ST/SP ke HRD berdasarkan data monitoring varian admin area
- Setelah ditandatangani oleh IC Manager, AM mengajukan tandatangan BA varian plus ke DBM OPR
- BA varian plus yang sudah ditandatangi oleh DBM OPR, di serah terima ke admin area untuk nanti secara kolektif dimintakan tandatangan ke Finance Manager
- Admin area memastikan bahwa semua sudah lengkap ditandatangani hingga Finance Manager dan berkas diberikan ke admin Finance untuk segera dapat dilakukan potong sales varian
Berkas Kelengkapan Pengajuan BA Potong Sales Varian :
1. Form BA Varian
- Form potong sales sebagai syarat untuk melakukan potong sales atas varian plus di toko
- Pada bagian "Hari / Tanggal" diisi hari dan tanggal dimana varian tersebut terjadi
- Pada bagian "Pot. Sales Tgl" di kosongkan karena yang berhak mengisi adalah Finance
- Pada saat diberikan ke Finance, harus dilengkapi tanda tangan CIF/SSL, AS, AM, IC Manager, & BM/DBM
2. Slip Tutup Shift dan Tutup Harian
- Wajib melampirkan slip tutup shift dan tutup harian pada saat varian terjadi
3. Hasil SO KAS
- AS wajib melakukan SO KAS (Segera) pasca terjadinya varian supaya dapat memastikan serta memonitoring dana sales dan dana kas toko aman
- AS wajib menjalankan prosedur SO KAS dengan benar dan jujur dalam melaporkan kondisi uang tunai di brankas
- Penanggungjawab SO KAS adalah pimpinan shift yang masuk pada saat SO KAS berlangsung sebagai pemegang kunci brankas dan AS sebagai petugas SO
5. FORM ST SP
Rangkuman Hasil Verifikasi Wawancara
- Rangkuman hasil verifikasi wawancara diisi oleh AS dengan pimpinan shift yang bertanggungjawab atas terjadinya varian
- AS wajib melakukan verifikasi terhadap tim toko terkait dengan kronologi dan penyebab varian tersebut terjadi, serta memastikan SOP apa yang tidak dijalankan sehingga dapat terjadi varian
- Pada bagian tanggal wawancara harus diisi sesuai dengan tanggal dimana wawacara secara aktual di lakukan
Berita Acara Kronologi
- Pimpinan shift yang bertanggungjawab atas varian yang diajukan wajib membuat BA kronologi penyebab varian
- BA kronologi varian sebagai lampiran pada saat diberikan ke HRD & Finance sehingga toko harus membuat 2 BA kronologi varian
Berita Acara Komitmen
.jpeg)
- Pimpinan shift yang bertanggungjawab atas varian yang diajukan wajib membuat BA Komitmen untuk memperbaiki cara kerja dan menjalankan SOP manajemen uang tunai dengan baik dan benar
- Apabila mengulangi kesalahan dan kelalaian yang sama bersedia bertanggungjawab sesuai dengan peraturan perusahaan
- BA komitmen sebagai lampiran pada saat diberikan ke HRD
Form Usulan ST/SP
- Form usulan ST/SP wajib diisi berdasarkan history sanksi personil dan sesuai dengan peraturan perusahaan
- Rincian pelanggaran wajib diisi dengan keterangan yang jelas terkait kronologi dan pelanggaran yang dilakukan oleh personil
- Kerugian material diisi sesuai nominal varian yang diajukan untuk potong sales
- Kesimpulan usulan sanksi diisi dan diputuskan oleh HRD
Form Pembinaan Karyawan
- Form pembinaan karyawan diisi terkait dengan pembahasan mengenai evaluasi dan rencana perbaikan supaya personil tidak mengulangi pelanggarannya kembali
6. Dokumentasi CNC (Coaching & Counseling) & SO KAS
Foto CNC Dengan Personil
- Foto briefing dengan personil penanggungjawab varian dijadikan lampiran pada berkas ST/SP ke HRD dan BA potong sales ke Finance sehingga harus ada 2 copy
Foto AS melakukan SO KAS
- Foto SO Kas, dilampirkan pada BA potong sales ke Finance
Monitoring Pengajuan Potong Sales Varian Di Cabang
AS/AM wajib mengisi form Pengajuan Potong Sales Varian berikut ini agar dapat diproses dan dimonitoring !
Dibawah ini adalah form yang harus di isi oleh AS/AM sebelum meminta tandatangan BA potong sales varian ke departemen lain
Isi seluruh form dengan teliti dan secara aktual sesuai dengan isi dan kelengkapan berkas yang akan diajukan supaya tidak ditolak pada saat pengajuan. Pada halaman terakhir di form pengisian, pengisi akan mem-validasi untuk memastikan bahwa pengisian sudah sesuai, benar, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Berikut adalah tampilan spreadsheet monitoring yang bersumber dari hasil input form online
